Ingevolge de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) vastgesteld door het bestuur d.d. 1 september 2019 en in gewijzigde vorm op 13 januari 2025.

Artikel 1:  Begrippen
In deze regeling wordt verstaan onder:
a. Volksuniversiteit Culemborg: Stichting Volksuniversiteit West Betuwe
b. het bestuur: het bestuur van de Volksuniversiteit Culemborg
c. het bestand: de verzameling van persoonsgegevens die betrekking heeft op de categorieën personen die genoemd zijn in artikel 3 van deze regeling
d. de betrokkene: degene van wie persoonsgegevens in het bestand zijn opgenomen
e. persoonsgegeven: gegeven dat herleidbaar is tot een individuele natuurlijke persoon
f. derde: een ieder die niet behoort tot de organisatie van de verantwoordelijke, met uitzondering van de betrokkene

Artikel 2: Doelstelling van het bestand
Het bestand beoogt al die gegevens, die noodzakelijk zijn om cursisten in te schrijven voor een cursus aan de Volksuniversiteit Culemborg, te verzamelen en beschikbaar te maken voor gebruik door de docent van de betreffende cursus. Het bestand dient mede om cursisten te informeren over hun cursus en de overige activiteiten van de Volksuniversiteit Culemborg.

Artikel 3: Categorieën personen, opgenomen in het bestand
Het bestand bevat uitsluitend gegevens over cursisten, oud-cursisten en personen/bedrijven die zich ingeschreven hebben voor een cursus en/of hebben aangegeven dat zij geïnteresseerd zijn in het cursusaanbod van de Volksuniversiteit Culemborg.

Artikel 4: Opgenomen gegevens en de wijze van verkrijgen
1. Het bestand omvat voor de personen genoemd in artikel 3 de gegevens, zoals hieronder – vermeld – de cursieve gegevens zijn niet verplicht:

• voornaam en achternaam
• adres
• postcode en woonplaats
• telefoonnummer
• e-mail adres
• geboortejaar

2. De persoonsgegevens worden uitsluitend verkregen door verstrekking door de betrokkene (of na machtiging door betrokkene) bijv. bij inschrijving op een activiteit van de Volksuniversiteit Culemborg.

Artikel 5: Verantwoordelijkheid
1. Het bestuur is verantwoordelijk voor het beheer en de ontwikkeling van het bestand.
2. Het bestuur ziet toe op de naleving van de uitvoeringsregels tot aan ontvangst van de gegevens door de docent.
3. Het bestuur draagt zorg voor de nodige voorzieningen van technische en organisatorische aard ter beveiliging van het bestand.

Artikel 6: Functioneren van het bestand
Het bestand wordt uitsluitend in opdracht van het bestuur van Volksuniversiteit Culemborg en de door het bestuur aangewezen medewerkers en docenten gebruikt.

Artikel 7: Toegang tot het bestand
1. Toegang tot het bestand hebben uitsluitend en slechts binnen het kader van de hun opgedragen werkzaamheden: het bestuur en de ICT-verantwoordelijke
2. Een docent krijgt toegang tot de persoonsgegevens van de deelnemers aan de door hem/haar gegeven lesactiviteit om hen te kunnen informeren over zaken betreffende de onderhavige lesactiviteit. De docent is zelf verantwoordelijk voor zijn/haar eigen cursistenadministratie en de privacy daarvan.

Artikel 8: Verstrekking van gegevens aan derden
Uit het bestand worden geen gegevens aan derden verstrekt, tenzij:
– dit wordt vereist ingevolge een wettelijk voorschrift;
– dit geschiedt met toestemming van de betrokkene;
– instanties met een publiekrechtelijke taak daarom verzoeken.
De verstrekking van gegevens blijft achterwege voor zover uit hoofde van ambt, beroep of wettelijk voorschrift geheimhouding geboden is.

Artikel 9: Bewaring en vernietiging van de gegevens
Indien er gedurende zeven jaar geen contact tussen de betrokkene en Volksuniversiteit Culemborg is geweest, worden persoonsgegevens vernietigd. Aan de persoonsgegevens zijn financiële inschrijvingsgegevens gekoppeld. Volksuniversiteit Culemborg dient financiële gegevens door wettelijke belastingbepalingen gedurende een periode van 7 jaar te bewaren.

Artikel 10: Recht op inzage en afschrift
De betrokkene of zijn gemachtigde kan zich tot de Volksuniversiteit Culemborg wenden met het verzoek om inzage in de over betrokkene geregistreerde gegevens. Volksuniversiteit Culemborg geeft binnen 4 weken na indiening van het verzoek inzage.
Volksuniversiteit Culemborg eist dat de identiteit van de verzoeker en of een eventuele gemachtigde door de Volksuniversiteit Culemborg onomstotelijk kan worden vastgesteld.
Een afwijzende beslissing wordt met redenen omkleed.

Artikel 11: Correctierecht
1. De betrokkene of zijn gemachtigde, heeft het recht om verbetering, aanvulling of afscherming te vragen van de gegevens die over de betrokkene zijn opgenomen in het bestand, indien hij/zij van oordeel is dat de opgenomen gegevens onjuist of onvolledig zijn of, gezien de doelstelling van het bestand niet ter zake doende, dan wel in strijd met deze regeling zijn opgenomen.
2. Een verzoek tot verwijdering kan slechts worden geëffectueerd met in achtneming van het bepaalde bij artikel 9.
3. Het verzoek tot correctie, aanvulling, verwijdering of afscherming van persoonsgegevens wordt schriftelijk ingediend bij het bestuur van de Volksuniversiteit Culemborg. Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen.
4. De beslissing van het bestuur op het verzoek wordt verzoeker binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek medegedeeld.
5. De Volksuniversiteit Culemborg draagt er zorg voor dat een beslissing tot verbetering, aanvulling of verwijdering of afscherming zo spoedig mogelijk wordt uitgevoerd.
6. Een afwijzende beslissing is met redenen omkleed.

Artikel 12: Beroep
1. Indien de Volksuniversiteit Culemborg weigert aan een verzoek om inzicht, inzage, afschrift, afscherming of correctie te voldoen, kan de verzoeker op grond van de Algemene Verordening Gegevensbescherming, zich wenden tot de arrondissementsrechtbank te Utrecht met het schriftelijk verzoek Volksuniversiteit Culemborg te bevelen alsnog aan dat verzoek te voldoen.
2. Het verzoekschrift moet worden ingediend binnen 6 weken nadat de afwijzende beslissing van de verantwoordelijke is ontvangen. Indien de verantwoordelijke niet binnen de in artikelen 10 en 11 gestelde termijnen heeft geantwoord, moet het verzoekschrift worden ingediend binnen 6 weken na die termijnen.
3. De verzoeker kan zich ook binnen de in het tweede lid gestelde termijn tot de Autoriteit Persoonsgegevens (https://autoriteitpersoonsgegevens.nl) wenden met het verzoek te bemiddelen of te adviseren in zijn geschil met de verantwoordelijke. In dat geval kan het verzoekschrift als bedoeld in het eerste lid, nog worden ingediend nadat de verzoeker van de Autoriteit Persoonsgegevens het bericht heeft ontvangen dat zij de behandeling van de zaak heeft gestaakt, doch uiterlijk tot twee maanden na dat tijdstip.

Artikel 13: Schending privacy
Wanneer betrokkene of zijn gemachtigde meent dat privacy is geschonden door Volksuniversiteit Culemborg dan kan dit aanhangig worden gemaakt conform de klachtenregeling.

Artikel 14: Communicatie en marketing
Volksuniversiteit Culemborg verzamelt persoonsgegevens – zoals die vrijwillig zijn verstrekt vanuit de klantrelatie – voor direct-marketing doeleinden. Bijvoorbeeld:

• voor contact met haar cursisten en haar andere relaties om hen te informeren over nieuwe cursussen of diensten.
• voor het versturen van onze maandelijks nieuwsbrief; de nieuwsbriefontvangers kunnen zich hiervoor te allen tijde geautomatiseerd afmelden, middels een link onderaan iedere mailing.
• om communicatie te personaliseren.
• om relaties uit te nodigen deel te nemen aan een enquête.